Sprzedaż, serwis terminali mobilnych, skanerów, drukarek, etykiety logistyczne – PDAserwis.com

Akcja inwentaryzacja, czyli jak wycisnąć do ostatniej kropli biznesową cytrynę

by in Kod Biznesu 22 grudnia 2022

Odkąd ludzkość zeszła z drzew a rozwój mózgu naszych praprzodków pozwolił na myślenie abstrakcyjne oraz skomplikowaną analizę przyczynowo- skutkową, pojawiła się naturalna potrzeba kontrolowania zapasów pożywienia czy pierwszych, prymitywnych narzędzi, które z kolei przyczyniły się do rozwoju gatunku Homo sapiens jako istoty rozumnej, stworzenia cywilizacji aż w końcu dominacji nad resztą gatunków.

Co to właściwie jest i po co to komu?

Inwentaryzacja to zespół czynności, które prowadzą do potwierdzenia stanu ilościowego i jakościowego majątku, zarówno prywatnego jak i majątku przedsiębiorstwa. Naturalnie przeprowadzamy inwentaryzację szafy przy zmianie pór roku lub analizujemy czego brakuje nam przed wybraniem się na większe zakupy. A wszystko po to, żeby optymalizować warunki przechowywania rzeczy, oszczędzać miejsce lub uniknąć zbyt dużego zatowarowania np. w postaci nadmiaru papieru toaletowego. Te same powody przyświecają przedsiębiorcom, jednak inwentaryzacja majątku firmy nie jest tylko po to, aby wiedzieć co się ma a czego brakuje, aby firma działała płynnie. Inwentaryzacja, inaczej remanent czy też spis z natury, jest regulowanym prawem finansowym procesem. W świetle ustawy o rachunkowości inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości, poprzedzający etap sporządzania sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Główne biznesowe cele inwentaryzacji w przedsiębiorstwie to:

  • doprowadzenie do zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym
  • zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności sprawozdań finansowych
  • rozliczenie osób odpowiedzialnych za mienie jednostki
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki

Jak to zrobić?

W zależności od wielkości jednostki, rodzaju składników majątku oraz ich skomplikowania, a także zaawansowania technologicznego w danej firmie, przegląd stanu posiadania przedsiębiorstwa może być zrobiony przez jedną osobę w godzinę, jak i trwać kilka dni i być realizowany przez cały zespół ludzi.

Od dokładności wykonania spisu, użycia określonych narzędzi wspomagających a także stopnia wykwalifikowania zespołu zależy jakość sprawozdań finansowych, co jest ważne zarówno dla zarządu firm, jak i organów podatkowych. Nie możemy stwierdzić, że sprawozdanie finansowe za dany okres jest rzetelne, bez dokonania rzeczywistego przeglądu majątku firmy. W tym miejscu dochodzimy do sedna technicznego aspektu, który ma duże znaczenie w zapewnieniu sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji oraz optymalizacji czasu i kosztów całego procesu- -narzędzia wspomagające.

Paski, lasery i fale radiowe

Kody paskowe zrewolucjonizowały funkcjonowanie biznesu i usprawniły wiele procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Ich wykorzystanie w aspekcie spisu majątku firmy ma niebagatelne znaczenie. Główne zalety technologii kodów kreskowych to:

  • skrócenie czasu trwania inwentaryzacji
  • optymalizacja liczby i czasu pracy osób w nią zaangażowanych
  • zmniejszenie ryzyka pomyłki w liczeniu a tym samym jakości przeprowadzonego spisu.

Technologię kodów do kontroli stanu magazynu czy środków trwałych w przedsiębiorstwie można wprowadzić niskim kosztem oraz bez wydłużania czasu samego procesu przy okazji przeprowadzania liczenia ręcznego. W trakcie zliczania składników majątku opatruje się je po prostu etykietą z kodem kreskowym, unikalnym dla każdego środka trwałego czy pozycji magazynowej.

Pomocne przy tej okazji będą poręczne, niewielkich rozmiarów drukarki mobilne, które w krótkim czasie wydrukują kod kreskowy na samoprzylepnej, ultra wytrzymałej i praktycznie nieusuwalnej bez zniszczenia jej samej, etykiecie umieszczanej na danym składniku majątku.

Przy kolejnej inwentaryzacji odchodzi problem zliczania i notowania stanu ilościowego poszczególnych składników majątku a sczytane przez skaner dane trafiają do systemu, który pozwoli na analizę i otrzymanie danych nie tylko na potrzeby sprawozdania finansowego, ale również w celu prognoz procesów biznesowych i analizy wstecznej. Dane ze skanera mogą trafić do zwykłego arkusza kalkulacyjnego, jednak późniejsze zdolności analityczne pliku będą w znaczący sposób ograniczone. Dlatego, jako fachowcy w branży automatycznej identyfikacji, sugerujemy rozważenie wdrożenia systemu informatycznego, razem z kodami kreskowymi i skanerami, tak aby z czasu i energii poświęconej na inwentaryzację wycisnąć jak najwięcej. Dopasowany do indywidualnych potrzeb system współpracuje ze skanerami jak i może być dopięty do, używanego już w firmie, systemu informatycznego, co spowoduje zwiększenie możliwości analitycznych. Krokiem milowym w kierunku usprawnienia inwentaryzacji a właściwie skrócenia jej czasu do minimum stało się wprowadzenie tagów RFID. Technologia pozyskiwania danych drogą radiową sprawiła, że zajmujące trochę czasu skanowanie poszczególnych elementów, zostało zastąpione rejestracją wszystkich składników majątku, bądź stanu magazynowego, trwającą tyle, ile niespieszny spacer po magazynie czy miejscu znajdowania się przedmiotów podlegających ewidencji. Początkowe stosunkowo wysokie koszty wdrożenia systemu RFID, zostaną zrównoważone oszczędnością czasu, a tym samym kosztów całego procesu weryfikacji stanu majątku oraz dają możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji okazjonalnej lub ciągłej. Za chwilę przejdziemy do rodzajów inwentaryzacji oraz pokażemy, że inwentaryzacja nie musi być kilkudniowym maratonem zliczania dzień i noc, tuż przed Świętami Bożego Narodzenia, czy zaraz po męczącym zakończeniu roku.

Problem? No problem

Jeżeli decyzja o usprawnieniu działań firmy w okresie inwentaryzacji hamowana jest przez obawę związaną z rodzajem towarów w magazynie, np. sypkich takich jak zboże lub drobnych np. podzespoły elektronicznie w serwisie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wprowadzić podział magazynu czy danej przestrzeni na sektory, które będą identyfikowane elektronicznie np. przy pomocy kodów kreskowych a jedyne zaangażowanie liczącego będzie polegało na sprawdzenie stanu pojedynczej lokalizacji. 

Jako PDAgroup sami wprowadziliśmy taki system weryfikacji stanu magazynowego części drobnych i podzespołów wykorzystywanych w jednej z gałęzi naszej działalności. Jeżeli nie masz pomysłu jak ugryźć temat, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami!

 Najczęściej spotykane rodzaje inwentaryzacji to:

  • systematyczna- przeprowadzana w trybie ciągłym (Pamiętajmy o RFID ) lub w określonym terminie cyklicznie, np. na koniec roku finansowego- tutaj świetnie zdadzą egzamin kody kreskowe,
  • okazjonalna lub nadzwyczajna- przeprowadzana z powodu nagłych zdarzeń, np. zniszczenia części majątku na skutek klęski żywiołowej czy na potrzeby kontroli (znowu kłania się RFID),
  • doraźna-całkowicie nieprzewidywalna, wykonywana spontanicznie (chyba już jesteście Państwo w stanie wskazać która technologia będzie przy tej okazji sprzymierzeńcem),
  • pełna lub częściowa- w zależności od celu. Jeżeli pełna to na potrzeby sprawozdawcze dla ogółu majątku, jeżeli częściowa np. w przypadku podejrzeń o przywłaszczenie określonego składnika majątku. Jest oczywiście dużo więcej rodzajów inwentaryzacji, jednak na potrzeby niniejszego artykułu oraz, żeby nie zanudzić Czytelnika, wybraliśmy te najciekawsze z biznesowego punktu widzenia.

 Jak to Brytyjczycy przy herbatce mówią: „Last, but not least”

Na koniec tematy związane z inwentaryzacją, które są często pomijane w momencie podjęcia decyzji o sposobie jej przeprowadzenia: usprawnienie bez konieczności inwestycji w infrastrukturę do identyfikacji oraz okres, w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja. Zacznijmy od terminu realizacji remanentu. W Polsce przyjęło się, że inwentaryzacja robiona jest na koniec roku kalendarzowego- w ostatnich dniach grudnia lub z początkiem stycznia nowego roku. Jednak należy pamiętać o tym, że nie jest to obowiązek dla wszystkich form działalności gospodarczej. Dla spółek, prowadzących pełną księgowość, rok obrotowy może zaczynać się w dowolnym terminie i obejmować 12 kolejnych miesięcy. Może więc warto rozważyć inwentaryzację na przykład w okresie wakacyjnym, kiedy to zwykle obroty i zamówienia spadają z przyczyn masowych urlopów lub w okresie przestoju, który charakteryzuje daną branżę lub rodzaj działalności. Możemy wtedy na spokojnie wszystko zaplanować i przeprowadzić cały proces bez stresu. W takim układzie początek roku rozliczeniowego możemy ustalić na 1 sierpnia a zakończy się on 31 lipca następnego roku kalendarzowego. Niestety to ułatwienie dotyczy z reguły większych graczy na rynku. Dodatkowo należy pamiętać, że rok podatkowy, według ustawy o CIT, kończy się trzy miesiące po zamknięciu roku obrotowego i w tym terminie należy rozliczyć się z podatku rocznego. Jeżeli nie chcemy lub, z przyczyn finansowych, nie możemy inwestować w infrastrukturę do sprawnej i szybkiej inwentaryzacji, może warto zaprosić specjalistów do współpracy, czyli firmę zewnętrzną, która na zlecenie przeprowadza inwentaryzację w przedsiębiorstwie i może zrobić to szybko, sprawnie i rzetelnie. Osoby delegowane przez takie firmy pracują na własnym systemie, dzięki temu można być spokojnym o dane wrażliwe przechowywane w systemie naszej firmy. Natomiast wynik inwentaryzacji przekazywany jest w postaci pliku, który można zaimportować do własnego ERPa lub programu księgowego. Cały proces inwentaryzacji na pewno będzie krótszy a jakość wysoka z uwagi na doświadczenie osób pracujących w tego typu firmach. Oczywiście kolejnym problemem jest wybór ekspertów, jednak to już temat na zupełnie inną publikację. I jeszcze jedna uwaga-jeżeli firma posiada wdrożony już system do automatycznej identyfikacji, natomiast w okresie remanentu zapotrzebowanie na sprzęt wzrasta, nie ma konieczności zakupu kolejnych urządzeń. Na okres inwentaryzacji polecamy rozwiązanie wynajmu sprzętu, sprawnego, gotowego do pracy, pracującego na systemie danego przedsiębiorstwa. I tutaj PDAgroup służy pomocą- -zachęcamy do kontaktu z naszymi handlowcami, którzy zoptymalizują warunki wynajmu do Państwa potrzeb!

Autorem artykułu jest:

Wiktoria Kasprzyk
COO
wka@pdaserwis.eu

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *